Come scegliere un sistema di prenotazione per ristoranti
Scriva i suoi requisiti prima di guardare qualsiasi prodotto, confronti onestamente i modelli di prezzo, faccia le domande che sopravvivono alla lista delle funzioni e metta alla prova i finalisti in un sabato vero.
Noi costruiamo un sistema di prenotazione, quindi legga tutto quello che segue con lo scetticismo che merita. È scritto per essere utile anche se, arrivato alla fine, sceglierà un concorrente: chi compra lo strumento sbagliato per la propria sala resta scontento a prescindere da quale logo ci sia sopra.
L’errore che quasi ogni ristorante commette è cominciare dalle demo. Si finisce per confrontare elenchi di funzioni scritti da uffici marketing e si compra da chi ha avuto il commerciale più reattivo. Cominci invece dalla sua sala.
Scriva i suoi requisiti prima di guardare qualsiasi cosa
Un foglio, compilato prima di aprire un solo sito. Richiede mezz’ora e cambia quello che noterà in ogni demo successiva.
Marchi ogni riga come indispensabile, utile o irrilevante
La colonna delle irrilevanti è quella preziosa. Ogni funzione che segna come irrilevante è una parte di demo che può ascoltare senza restarne colpito, e spesso una fascia di prezzo che può saltare.
Se è ancora sul registro di carta, faccia comunque questo esercizio: la lista è la stessa. Registro prenotazioni cartaceo vs sistema online spiega che cosa guadagna e a che cosa rinuncia davvero.
Capisca che cosa sta pagando davvero
In questo mercato esistono tre modelli di prezzo e non sono confrontabili sul prezzo esposto. Li converta tutti in un costo annuo usando i suoi numeri reali di coperti prima di confrontare qualsiasi cosa.
- Canone mensile fisso. Prevedibile, e diventa più conveniente per coperto man mano che cresce. Sembra caro in un gennaio tranquillo ed economico a luglio. Facile da mettere a budget e facile da confrontare.
- Commissione per coperto. Economica all’inizio, cresce linearmente con il successo e può diventare in silenzio la sua voce di software più costosa. Il dettaglio decisivo è a quali coperti si applica.
- Commissione di portale. Una quota sulle prenotazioni che la piattaforma le manda. Onesta quando la piattaforma ha trovato l’ospite. La domanda è che cosa succede alla seconda visita.
La commissione per coperto sulle sue prenotazioni è quella cara
C’è una differenza reale tra pagare per un ospite presentato da un portale e pagare per un abituale che ha digitato il suo nome nel browser. Chieda esplicitamente se la commissione si applica alle prenotazioni dal suo sito, dalla sua scheda Google, a quelle telefoniche e a chi entra senza prenotare e viene inserito a mano dalla squadra. Poi moltiplichi per i suoi coperti annui. Il numero è spesso parecchie volte l’alternativa a canone fisso.
È lo stesso compromesso esaminato dal lato della domanda in Prenotazioni dirette vs portali di prenotazione. Un portale può valere la sua commissione sugli ospiti nuovi ed essere pessimo su quelli di ritorno, e quasi tutti i ristoranti hanno bisogno di un po’ di entrambi.
Metta a prezzo anche le voci che non compaiono nell’offerta principale: le commissioni sui pagamenti per le caparre, i crediti SMS, le sedi aggiuntive, gli account aggiuntivi per il personale, i costi di attivazione e il fatto che i report che le servono stiano in una fascia superiore.
Le domande che contano più della lista delle funzioni
Le funzioni convergono. Ogni sistema di questo mercato le mostrerà un calendario, un widget e un’email di conferma. Queste sono le domande che li distinguono dopo tre anni, e nessuna compare in una tabella comparativa.
- Di chi sono i dati degli ospiti? Lo faccia mettere per iscritto. Alcune piattaforme considerano chi va a cena come proprio utente e non come suo, e non le consegneranno i recapiti nemmeno per gli ospiti che hanno prenotato dal suo sito.
- Può esportare tutto, da solo, oggi? Non "possiamo organizzare un’esportazione su richiesta". Entri nella prova gratuita e scarichi le prenotazioni e la lista ospiti come foglio di calcolo. Se non trova il pulsante, ha la sua risposta.
- Che fine fanno le prenotazioni future se se ne va? Potrebbe avere lì dentro tre mesi di prenotazioni. Chieda esattamente come escono, in quale formato e per quanto tempo l’account resta consultabile dopo la disdetta.
- Funziona sul telefono che chi sta al leggio ha davvero in mano? Non sull’iPad più nuovo dell’ufficio. Sull’Android di tre anni fa dietro il bancone, sul wi-fi del locale, alle 20:00.
- Quanto tempo serve per inserire una prenotazione telefonica durante il servizio? Lo cronometri. Oltre i venti secondi circa la sua squadra ricomincerà a scrivere le prenotazioni su carta, e a quel punto avrà due sistemi e nessuna verità.
- Che cosa può vedere e fare un membro del personale? A chi sta al leggio serve il registro. Probabilmente non gli servono i report sul fatturato né la possibilità di cancellare definitivamente una prenotazione. Verifichi che i ruoli esistano davvero e che non ci sia un unico account condiviso da tutti.
- Chi risponde il sabato sera? Chieda quali sono gli orari dell’assistenza, poi durante la prova mandi un messaggio di supporto alle 19:30 di venerdì e osservi che cosa succede.
Una nota sulla proprietà dei dati
Questa è la scelta difficile da invertire. Tutto il resto — un’interfaccia scomoda, un report mancante, un aumento di prezzo — è fastidioso e sopportabile. Una lista ospiti che non può portare con sé significa che ogni anno che resta aumenta il costo di andarsene. Faccia la domanda nella prima conversazione e annoti la risposta.
Le integrazioni, per come stanno davvero
Le pagine sulle integrazioni elencano loghi. Quello che le serve sapere è che cosa fa ciascun collegamento in pratica, perché "si integra con" copre di tutto, dalla vera sincronizzazione bidirezionale a un link che deve incollare lei.
- Il suo sito. Un widget integrato che fa prenotare sulla sua pagina batte un link che scaraventa l’ospite su un sito di terze parti col marchio altrui. Verifichi che funzioni sul suo gestore di sito e che sembri il suo ristorante invece che il fornitore.
- Google. Il link di prenotazione sul profilo Google è il punto di partenza di una quota consistente delle prenotazioni locali. Si assicuri di poterlo far puntare dove vuole e di conservare quel traffico se cambia sistema.
- Il suo registratore di cassa. Davvero utile se collega una prenotazione a uno scontrino, che è ciò che rende il fatturato reale invece che stimato. Raro, spesso costoso, e vale la spesa solo se userà quei numeri.
- Email e strumenti di marketing. Come minimo deve poter esportare una lista ospiti con consenso verso lo strumento con cui invia le campagne. La sincronizzazione completa è un extra, non un requisito.
Per capire come dovrebbe essere una buona configurazione del sito, indipendentemente dal fornitore, veda Come aggiungere le prenotazioni online al sito del ristorante.
Lo metta alla prova in un sabato vero
Ogni sistema funziona in un pomeriggio tranquillo di martedì con una persona che clicca con calma. Non le dice nulla. Selezioni due candidati, li usi entrambi e li metta sotto carico reale.
- Configuri per bene entrambe le prove: orari di apertura reali, numero di tavoli reale, limiti reali sul numero di persone, testo di conferma reale. Una prova configurata a metà fallisce per colpa sua.
- Faccia cinque prenotazioni di prova su ciascuno, di cui una da modificare e una da annullare, e legga ogni messaggio che riceve l’ospite.
- Faccia un intero servizio del sabato sul candidato principale, tenendo il sistema attuale come rete di sicurezza accanto.
- Faccia inserire ogni prenotazione telefonica di quel servizio al membro della squadra meno tecnologico. Guardi senza aiutarlo e annoti dove esita.
- A fine servizio, cronometri quanto ci vuole a chiudere il registro e a segnare chi si è seduto.
- La domenica, provi a rispondere a tre domande usando i report: quanti coperti, quanti no-show e da dove sono arrivate le prenotazioni.
- Esporti tutto. Apra il file. Verifichi che le colonne che le interessano ci siano.
- Ripeta le parti più intense con il secondo candidato la settimana successiva.
La persona da convincere è chi sta al leggio
I titolari scelgono i sistemi di prenotazione e chi accoglie gli ospiti ci vive dentro. Se chi lavora alla porta lo trova lento alle 20:00, lo aggirerà, e un sistema che viene aggirato è peggio di nessun sistema. Dia al suo giudizio più peso che al suo.
Quasi tutti i fornitori documentano pubblicamente la configurazione, il che è già un segnale: la nostra è in Installare il widget di prenotazione. Se non riesce a trovare la documentazione di un concorrente senza lasciare un indirizzo email, questo le dice qualcosa su come andrà il resto del rapporto.
Dia un punteggio, poi decida
Dopo due prove avrà opinioni, non una decisione. Una scheda di punteggio grezza le trasforma in qualcosa che potrà difendere davanti al suo socio tra tre mesi.
- Prenda la sua scheda dei requisiti e tenga solo le righe indispensabili e utili.
- Assegni a ciascuna un peso di 3, 2 o 1. Quasi tutti i ristoranti finiscono con tre o quattro righe da 3, ed è corretto: se tutto è critico, niente lo è.
- Assegni a ciascun candidato un punteggio da 0 a 3 per ogni riga: 0 non lo fa, 1 lo fa in modo scomodo, 2 lo fa bene, 3 lo fa meglio di quanto avesse chiesto.
- Moltiplichi e sommi. Lo faccia prima di guardare il prezzo, così il numero non ne resta contaminato.
- Ora divida ogni totale per il costo annuo calcolato sui suoi numeri reali di coperti.
- Se il vincitore su quel rapporto non è quello che voleva, capisca perché. O i suoi pesi erano sbagliati, oppure è stato convinto da qualcosa che non è nella sua lista.
L’esercizio vale più del punteggio. Di solito fa emergere un peso che non riesce a difendere e una funzione che stava per pagare e non userà mai.
Segnali d’allarme
- Una demo visibile solo insieme a un commerciale, senza prova gratuita autonoma. Un software che deve essere venduto invece che mostrato è di solito più difficile da usare di quanto suggerisca la demo.
- Nessun prezzo sul sito. Raramente è una buona notizia per un indipendente da cinquanta coperti.
- Nessuna esportazione autonoma di prenotazioni e ospiti. Dia per scontato che sia voluto.
- Un contratto più lungo di un anno, soprattutto all’inizio. Dodici mesi sono un impegno più che sufficiente per dimostrare che un sistema funziona.
- Commissioni per coperto sulle prenotazioni telefoniche e su chi entra senza prenotare, inserite a mano dalla sua squadra. Quell’ospite l’ha trovato lei, l’ha fatto sedere lei e ha cucinato lei.
- Rinnovo automatico con un lungo preavviso di disdetta nascosto nelle condizioni.
- Un widget che reindirizza gli ospiti al sito del fornitore, dove i suoi concorrenti sono elencati accanto a lei.
- Pressioni per decidere entro fine mese. Il suo sabato non va da nessuna parte.
Qui nulla è irrimediabile tranne i dati
Può lasciare un sistema con un’interfaccia scomoda. Può assorbire un aumento di prezzo per un anno. Quello che non può disfare facilmente sono tre anni di storico degli ospiti in mano a qualcuno che non glieli esporta. Metta quella domanda sopra ogni altra cosa nella sua scheda.
Se la risposta onesta, alla fine, è che un calendario condiviso e un telefono bastano ancora per i suoi quaranta coperti a settimana, è un esito legittimo. Compri un sistema quando il registro le sta costando prenotazioni, non perché le sembra di doverne avere uno.
