Reservierungssystem für Restaurants auswählen
Halten Sie Ihre Anforderungen fest, bevor Sie sich ein einziges Produkt ansehen, vergleichen Sie die Preismodelle ehrlich, stellen Sie die Fragen, die den Funktionsvergleich überdauern, und testen Sie die engere Auswahl an einem echten Samstag.
Wir entwickeln selbst ein Reservierungssystem, lesen Sie das Folgende also mit der Skepsis, die das verdient. Dieser Text soll Ihnen auch dann nützen, wenn Sie sich am Ende für einen Wettbewerber entscheiden — denn wer das falsche Werkzeug für seinen Gastraum wählt, wird damit unglücklich, egal welches Logo darauf steht.
Der Fehler, den fast jedes Restaurant macht: Man beginnt mit Demos. Am Ende vergleicht man Funktionslisten, die Marketingabteilungen geschrieben haben, und kauft bei dem Anbieter, dessen Vertrieb am schnellsten geantwortet hat. Fangen Sie stattdessen bei Ihrem eigenen Gastraum an.
Schreiben Sie Ihre Anforderungen auf, bevor Sie irgendetwas ansehen
Eine DIN-A4-Seite, ausgefüllt, bevor Sie die erste Website öffnen. Das dauert eine halbe Stunde und verändert, worauf Sie in jeder folgenden Demo achten.
Markieren Sie jede Zeile als Muss, Kann oder Irrelevant
Die Spalte „Irrelevant“ ist die wertvolle. Jede Funktion, die Sie so markieren, ist ein Demo-Abschnitt, den Sie sich anhören können, ohne beeindruckt zu sein — und oft eine Preisstufe, die Sie sich sparen können.
Wenn Sie noch mit einem Reservierungsbuch aus Papier arbeiten, machen Sie diese Übung trotzdem — es ist dieselbe Liste. Reservierungsbuch aus Papier oder Online-Reservierungssystem zeigt, was Sie gewinnen und was Sie tatsächlich aufgeben.
Verstehen Sie, wofür Sie wirklich bezahlen
In diesem Markt gibt es drei Preismodelle, und über den Listenpreis sind sie nicht vergleichbar. Rechnen Sie alle drei mit Ihren echten Gedeckzahlen in Jahreskosten um, bevor Sie irgendetwas vergleichen.
- Feste Monatsgebühr. Planbar, und pro Gedeck günstiger, je größer Sie werden. Fühlt sich in einem ruhigen Januar teuer an und im Juli günstig. Leicht zu budgetieren und leicht zu vergleichen.
- Gebühr pro Gedeck. Günstiger Einstieg, wächst linear mit Ihrem Erfolg und wird leise zu Ihrem größten Softwareposten. Entscheidend ist, für welche Gedecke sie überhaupt anfällt.
- Portalprovision. Ein Anteil an den Reservierungen, die das Portal Ihnen schickt. Wirklich fair, wenn das Portal den Gast gefunden hat. Die Frage ist, was beim zweiten Besuch passiert.
Teuer wird eine Gebühr pro Gedeck auf Ihre eigenen Reservierungen
Es macht einen echten Unterschied, ob Sie für einen Gast zahlen, den ein Portal vermittelt hat, oder für einen Stammgast, der Ihren Namen in den Browser getippt hat. Fragen Sie direkt, ob die Gebühr auch für Reservierungen über Ihre eigene Website, Ihren Google-Eintrag, Telefonreservierungen und von Hand eingetragene Walk-ins anfällt. Multiplizieren Sie das mit Ihren Jahresgedecken. Das Ergebnis ist oft ein Vielfaches der Pauschalvariante.
Dieselbe Abwägung, von der Nachfrageseite her betrachtet, finden Sie in Direktbuchungen oder Buchungsportale. Ein Portal kann seine Provision bei neuen Gästen wert sein und bei wiederkehrenden ein schlechtes Geschäft — und die meisten Restaurants brauchen von beidem etwas.
Kalkulieren Sie auch, was nicht in der Überschrift steht: Zahlungsabwicklung bei Anzahlungen, SMS-Guthaben, zusätzliche Standorte, zusätzliche Mitarbeiterzugänge, Einrichtungsgebühren — und ob die Auswertungen, die Sie brauchen, erst in einer höheren Stufe enthalten sind.
Die Fragen, die wichtiger sind als die Funktionsliste
Funktionen gleichen sich an. Jedes System in diesem Markt zeigt Ihnen einen Kalender, ein Widget und eine Bestätigungs-E-Mail. Diese Fragen trennen die Anbieter nach drei Jahren voneinander — und keine davon steht in einer Vergleichstabelle.
- Wem gehören die Gästedaten? Lassen Sie sich das schriftlich geben. Manche Plattformen behandeln Gäste als ihre eigenen Nutzer und nicht als Ihre — und geben Kontaktdaten selbst dann nicht heraus, wenn der Gast direkt auf Ihrer Website reserviert hat.
- Können Sie alles selbst exportieren, und zwar heute? Nicht „einen Export können wir auf Anfrage einrichten“. Melden Sie sich im Test an und laden Sie Ihre Reservierungen und Ihre Gästeliste als Tabelle herunter. Wenn Sie den Button nicht finden, haben Sie Ihre Antwort.
- Was passiert mit Ihren künftigen Reservierungen, wenn Sie kündigen? Dort liegen womöglich drei Monate an Reservierungen. Fragen Sie genau, wie diese herauskommen, in welchem Format, und wie lange das Konto nach der Kündigung lesbar bleibt.
- Funktioniert es auf dem Handy, das Ihr Empfang tatsächlich in der Hand hält? Nicht auf dem neuesten iPad im Büro. Auf dem drei Jahre alten Android hinter der Bar, im WLAN des Hauses, um 20 Uhr.
- Wie lange dauert es, während des Service eine Telefonreservierung einzutragen? Stoppen Sie die Zeit. Alles über etwa zwanzig Sekunden, und Ihr Team schreibt Reservierungen wieder auf Papier — dann haben Sie zwei Systeme und keine Wahrheit.
- Was darf eine Mitarbeiterin sehen und tun? Der Empfang braucht das Buch. Umsatzauswertungen oder das endgültige Löschen einer Reservierung braucht er vermutlich nicht. Prüfen Sie, ob es echte Rollen gibt und nicht nur einen gemeinsamen Zugang für alle.
- Wer antwortet an einem Samstagabend? Fragen Sie nach den Supportzeiten — und schicken Sie während Ihres Tests an einem Freitag um 19:30 Uhr eine Supportanfrage und sehen Sie, was passiert.
Eine Anmerkung zum Eigentum an den Daten
Das ist der Punkt, der sich kaum rückgängig machen lässt. Alles andere — eine umständliche Oberfläche, ein fehlender Bericht, eine Preiserhöhung — ist ärgerlich, aber überlebbar. Eine Gästeliste, die Sie nicht mitnehmen können, bedeutet: Jedes Jahr, das Sie bleiben, erhöht die Kosten eines Wechsels. Stellen Sie die Frage im ersten Gespräch und notieren Sie die Antwort.
Was Schnittstellen wirklich leisten
Integrationsseiten zeigen Logos. Wissen müssen Sie, was jede Verbindung in der Praxis tut — denn „integriert sich mit“ reicht von echter Zwei-Wege-Synchronisation bis zu einem Link, den Sie selbst einfügen.
- Ihre Website. Ein eingebettetes Widget, über das direkt auf Ihrer Seite reserviert wird, schlägt einen Link, der den Gast auf eine fremde Markenseite wirft. Prüfen Sie, ob es mit Ihrem Website-Baukasten funktioniert und ob es nach Ihrem Restaurant aussieht und nicht nach dem Anbieter.
- Google. Ein Reservierungslink in Ihrem Google-Unternehmensprofil ist der Startpunkt für einen großen Teil der lokalen Reservierungen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihn beliebig umlenken können und den Traffic behalten, wenn Sie das System wechseln.
- Ihr Kassensystem. Wirklich nützlich, wenn es eine Reservierung mit einer Rechnung verknüpft — erst das macht Umsatz real statt geschätzt. Selten, oft teuer, und nur dann das Geld wert, wenn Sie die Zahlen auch nutzen.
- E-Mail- und Marketing-Tools. Mindestens sollten Sie eine Gästeliste mit vorliegender Einwilligung in das Werkzeug exportieren können, mit dem Sie Kampagnen versenden. Eine vollständige Synchronisation ist ein Plus, keine Pflicht.
Wie eine gute Einrichtung auf der Website unabhängig vom Anbieter aussieht, zeigt Online-Reservierungen auf der Restaurant-Website einrichten.
Testen Sie es an einem echten Samstag
Jedes System funktioniert an einem ruhigen Dienstagnachmittag, wenn eine Person in Ruhe klickt. Das sagt nichts aus. Nehmen Sie zwei in die engere Auswahl, betreiben Sie beide und setzen Sie sie unter echte Last.
- Richten Sie beide Testzugänge ordentlich ein: echte Öffnungszeiten, echte Tischzahl, echte Grenzen für die Personenzahl, echte Formulierungen in der Bestätigung. Ein halb konfigurierter Test scheitert aus Gründen, die bei Ihnen liegen.
- Legen Sie in jedem System selbst fünf Testreservierungen an, darunter eine, die Sie ändern, und eine, die Sie stornieren — und lesen Sie jede Nachricht, die der Gast erhält.
- Fahren Sie einen kompletten Samstagsservice mit dem Favoriten, mit Ihrem bisherigen System als Sicherheitsnetz daneben.
- Lassen Sie das technisch unsicherste Teammitglied jede Telefonreservierung dieses Service eintragen. Zusehen, nicht helfen — und notieren, wo es hakt.
- Stoppen Sie am Ende des Service, wie lange es dauert, das Buch abzuschließen und zu markieren, wer platziert wurde.
- Beantworten Sie am Sonntag drei Fragen anhand der Berichte: wie viele Gedecke, wie viele No-Shows und woher die Reservierungen kamen.
- Exportieren Sie alles. Öffnen Sie die Datei. Prüfen Sie, ob die Spalten enthalten sind, auf die es Ihnen ankommt.
- Wiederholen Sie die anstrengendsten Teile in der Folgewoche mit dem zweiten Kandidaten.
Überzeugen müssen Sie den Empfang
Inhaber wählen Reservierungssysteme aus, der Empfang lebt darin. Wenn die Person an der Tür das System um 20 Uhr als langsam empfindet, wird sie es umgehen — und ein umgangenes System ist schlechter als gar keines. Gewichten Sie ihr Urteil höher als Ihr eigenes.
Die meisten Anbieter dokumentieren ihre Einrichtung öffentlich, was für sich schon ein Signal ist — unsere finden Sie unter Install booking widget. Wenn Sie die Dokumentation eines Wettbewerbers nur gegen Angabe einer E-Mail-Adresse finden, sagt das einiges darüber, wie der Rest der Beziehung laufen wird.
Erst bewerten, dann entscheiden
Nach zwei Testphasen haben Sie Meinungen, aber keine Entscheidung. Ein grober Bewertungsbogen macht daraus etwas, das Sie in drei Monaten vor Ihrem Geschäftspartner vertreten können.
- Nehmen Sie Ihren Anforderungsbogen und behalten Sie nur die Muss- und Kann-Zeilen.
- Gewichten Sie jede Zeile mit 3, 2 oder 1. Die meisten Restaurants landen bei drei oder vier Zeilen mit Gewicht 3, und das ist richtig so — wenn alles kritisch ist, ist nichts kritisch.
- Bewerten Sie jeden Kandidaten je Zeile mit 0 bis 3: 0 kann es nicht, 1 kann es umständlich, 2 kann es gut, 3 kann es besser, als Sie gefragt haben.
- Multiplizieren und summieren. Tun Sie das, bevor Sie auf den Preis schauen, damit die Zahl davon nicht verfälscht wird.
- Teilen Sie jede Gesamtsumme nun durch die Jahreskosten, die Sie aus Ihren echten Gedeckzahlen berechnet haben.
- Wenn der Sieger dieses Verhältnisses nicht der ist, den Sie wollten, klären Sie warum. Entweder waren Ihre Gewichte falsch, oder Sie haben sich von etwas überzeugen lassen, das nicht auf Ihrer Liste steht.
Die Übung ist mehr wert als das Ergebnis. Meist bringt sie eine Gewichtung ans Licht, die Sie nicht begründen können, und eine Funktion, für die Sie gerade zahlen wollten und die Sie nie nutzen würden.
Warnsignale
- Eine Demo, die es nur mit Vertriebsbegleitung gibt, und kein Testzugang zum Selbstanmelden. Software, die verkauft statt gezeigt werden muss, ist meist schwerer zu bedienen, als die Demo vermuten lässt.
- Keine Preise auf der Website. Für ein inhabergeführtes Haus mit fünfzig Gedecken ist das selten eine gute Nachricht.
- Kein selbstständiger Export von Reservierungen und Gästen. Gehen Sie davon aus, dass das Absicht ist.
- Ein Vertrag über mehr als ein Jahr, besonders am Anfang. Zwölf Monate sind genug Bindung, um zu zeigen, dass ein System funktioniert.
- Gebühren pro Gedeck auf Telefonreservierungen und Walk-ins, die Ihr Team von Hand eingetragen hat. Diesen Gast haben Sie gefunden, platziert und bekocht.
- Automatische Verlängerung mit langer Kündigungsfrist, versteckt in den Bedingungen.
- Ein Widget, das Gäste auf die Seite des Anbieters umleitet, wo Ihre Wettbewerber gleich neben Ihnen gelistet sind.
- Druck, sich noch vor Monatsende zu entscheiden. Ihr Samstag läuft Ihnen nicht davon.
Nichts davon ist unumkehrbar außer den Daten
Ein System mit umständlicher Oberfläche können Sie verlassen. Eine Preiserhöhung können Sie ein Jahr lang schlucken. Was Sie nicht einfach rückgängig machen können, sind drei Jahre Gästehistorie bei jemandem, der sie nicht exportiert. Gewichten Sie diese Frage höher als alles andere auf Ihrem Bogen.
Wenn die ehrliche Antwort am Ende lautet, dass ein geteilter Kalender und ein Telefon für Ihre vierzig Gedecke pro Woche weiterhin genügen, ist das ein legitimes Ergebnis. Kaufen Sie ein System, wenn das Buch Sie Reservierungen kostet — nicht, weil Sie das Gefühl haben, eines haben zu müssen.
